(VERSION FRANÇAISE CI-DESSOUS)
“It’s better to ask a question than not to and make a mistake”
Information gathering and Reporting is essential to improve program planning and take sound decisive actions. It will clarify areas of concern and options available. While reporting is often given a low priority, it should be seen as essential to decision-making.
Caution: This process can be overwhelming. One should be careful not to “drown” users in data collected, but add coherence to planned activities.
Information and Reporting systems must have some type(s) of data marked for collection, clearly identified users and issues, and methods to collect the data. Once gathered, data must be kept, preserved, analyzed, and converted in reports which are then disseminated through the chain.
Must haves:
- Information that is relevant, logically formatted, contextualized / compared, evaluated, clearly written, and with attention to major points;
- A clear purpose and a specific audience;
- An understanding among all staff regarding what is reported and the importance to report;
- Consultation of beneficiaries, as very often they may be unsatisfied / confused regarding the work performed; and
Clear distinctions between the many types of reports (ie. PER; PDR; Flights Safety; Mission Rep.; Malfunction Rep.).
(VERSION FRANÇAISE)
INFORMATION ET RAPPORTS
“Il vaut mieux poser une question que de ne pas le faire et faire une erreur”
La collecte d’informations et les rapports sont essentiels pour améliorer la planification des programmes et prendre des mesures judicieuses. La cueillette de données permet d’identifier les domaines de préoccupation ainsi que les options disponibles. Bien que la recherche documentaire soit souvent peu priorisée, elle doit être considérée comme étant essentielle à la prise de décision.
Attention : ce processus peut être ardu. Il faut veiller à ne pas «submerger» les utilisateurs par une abondance de données. Le processus doit permettre d’ajouter de la cohérence aux activités prévues.
Les systèmes d’information et de rapport doivent comporter :
• Un ou plusieurs types de données marquées pour la collecte ;
• Des utilisateurs et des problèmes clairement identifiés ;
• Et des méthodes de collecte des données.
Une fois collectées, les données doivent être conservées, préservées, analysées et converties en rapports qui sont ensuite diffusés à travers l’organisation.
Incontournables:
• Des informations pertinentes, formatées logiquement, contextualisées / comparées, évaluées, clairement écrites et avec une attention aux points principaux;
• un objectif clair et un public spécifique;
• Des consignes claires au personnel concernant l’importance de signaler certaines informations clé ;
• Des consultations auprès des bénéficiaires (car très souvent ils peuvent être insatisfaits / confus quant au travail effectué)
• Démarcations claires entre les nombreux types de rapports (c.-à-d. PER; PDR; Sécurité des vols; Représentant de mission; Représentant de dysfonctionnement).
nVI 